职场绕不开的公文写作，你在哪个段位?

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公文写作入门难，写好更难。三套“武功图谱”助力国有企业管理岗位员工成就更好的自己。

说公文易，写公文难，写好公文更难。管理类公文需要作者在知识、能力和素养上均形成一定沉淀和积累方可驾驭，本文立足国有企业管理，总结提炼出三套“武功图谱”，可以系统性提升管理类公文写作能力。

一、基础知识

管理类公文对知识基础的要求是认真“走心”，把知道转化为掌握。　1. 语文基础　　人们常对公文写作有一定误解，认为一定要有文采才能写出好的公文。但是恰恰相反，公文写作禁区之一正是过多华丽的辞藻和语言修饰。公文写作以理性思维为主，需要掌握基本的语文基础即可。
一是识字，掌握基本的识字量以完成文本任务；二是语法，熟练掌握“主谓宾定状补”，灵活掌握修辞和造句；三是缩略句、把字句、被字句转换，用来校对词语使用的准确性和转换角度；四是列提纲，掌握写作文的基础知识。
所以，凡接受过高等教育、具有两三年工作经验的人均具备这个基础，只是可能长时间不写作、生疏了，但这项基础“捡起来”相对容易。　　2. 经济基础知识　　企业与经济社会发展具有交互性，只有具备一定的经济基础知识，特别是政治经济学，才能写出符合企业运行规律的公文。
从知识获取途径上，一是基础教育，政治经济学在中学政治课和多数大学的必修课中均有涉及。二是经济师《经济基础》教材，虽然其理论深度不大，但却把当前市场经济发展主流规律做了穿针引线式的梳理。
这些经济基础知识能帮助我们透过现象看本质，准确把握企业发展战略、发展格局和发展路径，与领导和企业形成共振，写出有高度的公文作品。　　3. 现代管理理论　　公文是管理工具，内在逻辑一定符合管理理论，掌握现代管理理论体系是公文写作的必要基础，需要摸清现代化管理的思考方式、标志和目标，企业管理中的常用词汇概念，以及彼此间的耦合机制等。
虽然不同管理流派对这些问题有着不同解释，但殊途同归，只是视角不同。具体采取哪种视角去处理企业管理，最终应契合主要领导的思路。
掌握现代管理理论的途径丰富，作为管理人员，距离最近的仍然是经济师考试。不同专业的经济师有不同的教材，如工商管理专业的经济师，其教材系统收录了企业管理知识，而且每年更新，值得作为企业管理的“科普性” “目录性”读物。只有掌握了现代化企业管理的基础知识，才能把握公文写作的基本路数。　　4. 主流文化导向　　在公文写作中，说符合时宜的话很重要。这就需要实时把握主流文化导向，契合政治路线、国家倡导、时代脉搏、企业战略和职工期盼。
例如，当前全社会的主题是高质量发展，党的十九大以后发布的公文，无论是国家还是地方，无论是企业还是民间团体，主题多是高质量发展。
同时，公文用于什么范围，就必须呼应什么范围的主流文化。向国家部委作汇报，就要呼应汇报对象的文化导向；向职工群众报告，就要呼应职工群众的内心期盼；企业的意见和办法，就要呼应企业领导集体的管理意志，特别是主要领导的管理思路。
只有这样，才能有利于公文客体的消化吸收，有利于通过公文办事、办成事。
在把握主流文化导向上，一方面，可以通过关注学习强国、部委官媒、新闻联播等主流媒体，让思想始终与时代发展和党的方针路线保持一致；另一方面，通过学习上级领导和重要会议主要精神，以及关键政策文件，及时发现不同以往的新提法、反复强调的新观点、处处可见的新词汇，以此准确地把握主流文化导向。
只有做到这点，公文才不会犯颠覆性错误，主题才能不跑偏。　　5. 不同业务原理　　这是公文接不接地气、能不能见效的关键，更是系统性思考的前提。此处的“业务”具有双关性，一指职能业务，二指市场业务。
在职能业务上，应清楚企业的职能分类方法、各部门的职能分工，这是公文写作中提炼归纳的基本参考，也是搜集写作素材的地图。
在市场业务上，应清楚本企业经营范围和业务板块划分，知晓商业模式、管理模式、核心竞争力及主要短板，这样在公文写作中，无论涉及哪方面业务，都能踩准要点，统筹各项业务的共性和特点，在更高、更广的视野谋篇布局。
这些业务原理可通过学习业务规划、专项意见和管理制度获取，但更重要的途径是足够用心、边干边学，学思践悟。

二、进阶能力

具备前述五种基础知识就能够成文了，但这只是基础标准，好比“做熟饭”，与 “饭好吃”的标准还存在一定差距，还应备以下五项能力。　　1. 总结提炼　　公文相当于书面汇报，应当“惜墨如金”，用最简练的语言表达最清晰、最准确的意图。这需要加强提炼总结的日常锻炼，如有意识地养成记工作笔记习惯，在最短时间内总结全天工作成果；再如，无论向领导汇报还是对下沟通，都有意识梳理出“一二三……”。
总之，应培养自己形成层次分明、重点突出、言简意赅的表达习惯。
在厘清层次上，常用方法是列思维导图，在确保每个思维分支有三个层次的基础上，把零散的信息合并同类项。
在突出重点上，常用方法是“三去三留”，去常规事项、留特例问题；去一般描述、留定量指标；去充分条件，留必要条件，并按重要程度依次排列。
在语言简练上，常用方法是“缩略句”，在突出“主谓宾”的基础上尽量优化“定状补”，除非修辞具有必要性或特殊意义。　　2. 信息归集　　在公文写作上，工作任务和信息资源往往不成比例，需要提高信息归集能力。信息收集方向应当锚定那些绝对用心、反复打磨、精益求精的成型材料，如制度办法、对上报告、工作总结、经验交流、领导讲话、工作要点、研究课题等，这些均汇集了有关部门和单位的管理精华。
但是，不能总是等到需要用的时候再搜集，应当提高对日常所能触及的各类公文的敏感性，不仅要过目，还要过脑、过心。
首先是第一时间浏览，总结提炼每一份信息的关键词或纲要，其次对信息进行建账分类，最后随着信息量的攀升，不断细化分类条目。同时，还应高度关注习近平总书记重要讲话，党中央、国务院及其他上级单位重要精神和文件，经过一段积累，就“有米下锅”了。　　3. 善转换角度　　转换角度有三种基本形式，即垂直型、交互型和内外型。
第一，垂直型。以线性思维，从上级、本级、下级等角度思考问题。上级通常是框架性、目标性、战略性的表达，若涉及具体的内容，也不能过于全面，避免束缚下级的主观能动性；本级应在上级框架下进一步延展、细化，将上级战略意图转化为具体战术，将上级目标进一步细化分解，侧重宏观政策向企业管理实践的模式转化，并为下级留足创新空间；下级则应在本级指引下，从具体实施、压实责任、明确节点的角度，形成具体操作指引。　　第二，交互型。以立体思维，从不同职能、不同角色、不同定位的平行角度审视问题。
例如，落实上级“效益提升行动”，立足不同职能部门，切入点和落脚点均不相同，企业管理部门侧重于组织机构和考核激励，经济部门侧重于财务成本和预算控制，工程部门侧重于方案优化和招标采购等。
领导层、中层、执行层分工也有明显差异，如主要领导讲话多数在全局高度，以思想启发、方向把控、方法指引、重点强调等切入点为主；分管领导讲话多在主要领导管理意志的基础上，以贯彻落实领导讲话精神、细化延展主要领导管理意志、系统压实工作责任等切入点为主；部门负责人讲话多数在具体业务角度，以解析会议核心议题、介绍具体工作方案、总结归纳会议主要精神、明确工作落实具体要求等切入点为主；成员企业讲话多数侧重具体实践，以经验交流、表态发言、行动倡议等切入点为主，内容更加具体、实际、可操作。　　第三，内外型。即以批判思维，转换角度，站在自我对立面想问题，此“对立面”并非仅代表竞争对手和反对者，也有伙伴和其他主体之意。
例如，即将召开战略合作签约仪式，需要为领导写演讲稿，应替对方考虑，我方能做什么，哪些优势可以平行嫁接，这样才能把话说到对方心坎里；再如，写一份报告，应关注对方最关注什么，哪些事能够更感染对方。
培养这三种转换角度的思维能力需要日积月累，以强大的意识控制，游刃于各类逻辑。　　


4. 推理臆想　　信息不对称是公文写作的普遍难题，努力培养见微知著的推理臆想能力是妥善应对的最佳方法。推理，即运用已知规律和已知要素，演绎出未知结果的逻辑能力。这一能力需要足够细心，善于观察和思考。
例如，以开展对标世界一流管理提升行动为例，领导在会上脱稿说“某板块企业不用急于对标外部企业，对标某单位（成员企业）就行，如果有一半企业达到某单位水平，我们就世界一流了”。
首先要正确理解，领导为什么说这句话，这句话的重点在哪？从行动要求上，对标应瞄准世界一流，成员企业应对标行业一流。所以，仅对标某单位是不够的。领导讲话的重点在于动员某板块对标某单位，而不是禁止对标外部单位。即便有此意，作为业务部门也应当纠正。
其次，进一步演绎，从领导的思维逻辑出发，还应推进其他业务板块对标，但应结合各板块综合实力，选择性套用某板块对标某单位的模式，避免呆板落实领导批示。在这样的思维基础上，才能准确勾勒出对标工作方案和领导讲话的整体框架。
　　臆想，即运用现有零散信息，通过各种假设，归纳出一般规律或演绎出未知结果的逻辑能力。
继续前例，如果具体“操刀”后续写作，首先应清楚这项任务后续怎么干。但是，领导没具体安排，也没有可以参考的案例，这时“臆想”实验即可发挥作用。“臆想”实验通常由宏观到微观逐层假设：
第一层是组织形式，各企业分别对标或由总部统一组织对标。第二层是对标形式，现场对标或书面经验交流，从务实角度看现场对标更好。第三层是开展方式，开大会、分组交流。第四层是交流方法，应当自由交流、准备材料，并提前发放。
以此类推，逐层臆想后，无论方案还是领导讲话，方向和关键点就基本清晰了。　　5. 模式借鉴　　笔者认为，借鉴有六个“段位”。

青铜段位——“照抄”，无论整篇还是整段，基本不差地照搬都属于这个段位；

白银段位——“摘抄”，各段落充满拼凑感，没有突出的主旨和思想；

黄金段位——“抄纲”，框架是别人的，内容是自己的；

铂金段位——“抄魂”，吸收或引用他人思想，文字创作是自己的；

星耀段位——“抄漏”，充分学习参考他人写作角度，找到与众不同或论述力薄弱的新角度进行创新性写作；

王者段位——“抄典”，用政治理论、学术知识、历史典故、经典案例旁征博引，阐述核心观点，这个段位已属于绝对原创。

实际上，借鉴只是一种学习、开放的态度和方式，达到黄金段位“抄纲”便已具备原创特征，笔者将其称为模式借鉴，是衡量公文写作是否入门的关键标准。

三、职业素养

写作不仅是一项业务能力，更是看到现实、戳破现实，提炼真理、推广真理，持续思辨、精益求精的一场“修行”，从而形成五方面职业素养，同时这些素养也会反哺于公文写作，形成能力和修养的良性循环。所以，有意识培养这五方面素养，也是提升公文写作能力的重要抓手。　　1. 开放包容的思想　　这是一名成熟作者最基本的素质。
公文揭示一般规律、贯彻领导思路、演绎上级部署的基本定位，决定了作者应足够开放，消化吸收一切陌生、新兴和不赞同的思路和方法。
在接到公文写作指令时，如果有“为什么要这么做”的想法，并无错误，但思考起点应紧扣“一定要这么做、只能这么做”。
要深刻认识到已知的路并不是唯一的路，应当试图发自内心地支持和赞同公文写作方向的核心论点，善于在领导思路方向上拓荒开路，这就需要作者拥有足够开放包容的思想。
只有这样，在落笔时，才能把思维全面打开，把所有能够支持公文论点的信息调动起来，写出更贴合理论和实际、令领导和群众都满意的公文。
所以，一定要有意识地培养这项素质，基本准则就是——可以质疑自己，但不能轻易否定他人。　　2. 谦虚好学的态度　　一名合格的公文作者应乐于学习、善于学习。
在酝酿思考时，应透过历史材料、领导点拨、同事提醒，学习他人思维；在公文写作时，应透过写作素材，延伸学习有关知识点；在修改完善时，应透过修整点弥补自身思维和知识缺失；在闲来无事时，应主动学习、积累一切岗位相关信息。
要树立“人人皆为我师”的理念，即便是小儿逻辑、失败逻辑，也能为我所用。特别要乐于接受他人对公文作品的批评指正，善于在被不断否定中茁壮成长。　　3. 细致严谨的作风　　保持细致严谨的作风，避免“词不达意”的误会。
例如，制定和制订、报送和发送、要求和强调等，这几组词语大概意思差不多，多用作谓语，但配上宾语后，其语义是不一样的。同时，讲究“点到不点破、万事留余地”，作者不能把一些问题写“死”。
特别是在使用“一定、必须、全面、杜绝、消灭、万无一失、世界第一”等绝对性词语时，应尤为慎重。
此外，汉语言博大精深，表达同样意思可以有多种不同说法，不同公文类型有不同写作角度，应统筹把握公文主体、文体、主题、环境等因素，选择最恰当的角度和风格。
公文在整体结构上最为重要的还是逻辑结构，要求作者必须细心、细致、严谨，始终对公文写作保持如履薄冰、如临深渊的心态，字斟句酌、整体结合局部的全面把握。　　4. 克难攻坚的韧劲　　公文写作过程异常艰辛和痛苦，以笔者为例，在没有明确思路要求的开放式写作环境下，列出一个万字领导讲话提纲最少需要2天，遇到较为困难的三级标题可能需要1～2天才能破题。
在公文修改过程中，领导的修改意见可能是颠覆的，需要重新整理逻辑、破解新题。公文写作每个环节都不简单，即便是最后校稿，也需要朗读至少3遍，需要培育自身的韧劲和闯劲。
例如，在信息不对称的公文写作常态下，可能需要手把手地帮助业务部门厘清思路，甚至直接总结提炼。应当坚定信念，只有多主动担当，才能在艰难困苦中建立起牢固的思维和知识体系。　5. 厚积薄发的意志　　公文写作不仅又难又苦，而且孤独寂寞。无论公文作品多成功，晓其作者之人终究有限。公文写手应当甘于寂寞、甘于幕后、甘于以他人之名检验观点、实现价值。
同时，进入写作状态，心胸要比天高，眼界要比海阔，但情绪要能“拉得回来”，回到虚怀若谷、择善而从的现实轨道。■
作者单位 中国中铁股份有限公司

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